Đang truy cập : 81
•Máy chủ tìm kiếm : 1
•Khách viếng thăm : 80
Hôm nay : 13039
Tháng hiện tại : 20897
Tổng lượt truy cập : 2048566
Sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đối với công tác văn thư, lưu trữ
Đặc trưng của cuộc cách mạng lần thứ tư là ứng dụng rộng rãi những thành tựu công nghệ cao, đặc biệt là công nghệ thông tin , số hóa, trí tuệ nhân tạo, kết nối mạng để quản trị nhằm tạo ra những thay đổi đột phá trong phát triển kinh tế - xã hội. Bởi vậy, trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư với sự ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức làm xuất hiện một loại hình văn bản, tài liệu mới là văn bản, tài liệu điện tử. Hay nói cách khác, cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư dẫn đến sự xuất hiện đối tượng mới của công tác văn thư, lưu trữ đó là văn bản, tài liệu điện tử.
Chúng ta có thể làm rõ sự tác động của cuộc cách mạng lần thứ tư đối với công tác văn thư, lưu trữ được thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:
1. Đối tượng mới của công tác văn thư, lưu trữ so với đối tượng của công tác văn thư, lưu trữ truyền thống có những điểm khác nhau cơ bản như sau:
- Về cách thức tạo lập: Văn bản, tài liệu giấy được tạo ra bằng cách viết hoặc in ra trên giấy còn văn bản, tài liệu điện tử được tạo ra, ghi lại trên các thiết bị điện tử.
- Về cách thức tiếp cận thông tin: Thông tin trên văn bản tài liệu giấy hoàn toàn đọc được bằng mắt thường còn đối với văn bản, tài liệu điện tử, thông tin chỉ có thể truy cập và đọc được thông qua các thiết bị điện tử.
2. Các hoạt động cơ bản của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong cuộc cách mạng lần thứ tư có nhiều điểm khác biệt so với công tác văn thư, truyền thống đó là:
- Đối với việc soạn thảo văn bản: Văn bản giấy có thể được soạn thảo bằng viết tay, đánh máy (cơ học) hoặc đánh máy vi tính, còn văn bản điện tử chỉ có thể được soạn thảo bằng đánh máy vi tính.
- Đối với việc duyệt bản thảo: Văn bản giấy được duyệt bằng bản giấy, còn văn bản điện tử được duyệt bằng bản điện tử trong môi trường mạng.
- Đối với việc ký văn bản: Văn bản giấy được thực hiện bằng chữ ký trực tiếp, còn văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số.
- Đối với việc xác nhận giá trị pháp lý của văn bản: Văn bản giấy được thực hiện bằng đóng dấu của cơ quan, tổ chức lên văn bản, còn văn bản điện tử được thực hiện bằng gắn chữ ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản.
- Đối với việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: Văn bản giấy được tiếp nhận từ nhiều nguồn (bưu điện, giao nhận trực tiếp…) và có thể đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm, còn văn bản điện tử chỉ được tiếp nhận qua mạng và đăng ký bằng phần mềm.
- Đối với việc trình, chuyển giao và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Văn bản giấy được trình, chuyển giao bằng tay và theo dõi, đôn đốc, giải quyết bằng sổ hoặc phần mềm, còn văn bản điện tử được trình, chuyển giao qua mạng và theo dõi, đôn đốc, giải quyết bằng phần mềm.
- Đối với việc ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản: Văn bản giấy thực hiện bằng tay, còn văn bản điện tử thực hiện bằng máy tính.
- Đối với việc đóng dấu lên văn bản: Văn bản giấy được thực hiện bằng con dấu của cơ quan, tổ chức còn văn bản điện tử thực hiện bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Đối với việc đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản: Văn bản giấy có thể được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm và gửi đi bằng tay còn văn bản điện tử được đăng ký bằng phần mềm và gửi đi qua mạng.
- Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Văn bản, tài liệu giấy được lập bằng tay và vận chuyển đến kho lưu trữ để giao nhận còn văn bản, tài liệu điện tử được lập bằng phần mềm và giao nộp vào Lưu trữ bằng phần mềm.
- Đối với việc lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu giấy được bảo quản trong bìa hồ sơ, để trên giá, tủ trong kho lưu trữ, còn tài liệu điện tử được lưu trữ trong các thiết bị điện tử như đĩa CD, DVD, USB, HDD… Tài liệu giấy được cung cấp cho độc giả đọc trực tiếp, còn tài liệu điện tử cho phép độc giả khai thác trên máy và có thể khai thác từ xa (nếu tài liệu được phép khai thác từ xa)…
Từ những phân tích trên, có thể khẳng định rằng, cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư có sự tác động mạnh mẽ đối với công tác văn thư, lưu trữ. Sự tác động đó mang lại nhiều thuận lợi song cũng gây ra nhiều thử thách đối với các cơ quan, tổ chức.
- Về thuận lợi: Việc hình thành văn bản, tài liệu điện tử giúp cho việc trao đổi thông tin bằng văn bản giữa các cơ quan, tổ chức nhanh hơn, tiết kiệm được chi phí sao in, vận chuyển văn bản, tài liệu…qua đó góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.
- Về mặt thử thách: Việc sử dụng văn bản, tài liệu điện tử dẫn đến rủi ro cao trong việc bảo đảm an toàn cho văn bản, tài liệu điện tử, đòi hỏi phải có các giải pháp để quản lý chặt chẽ, an toàn, bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực của văn bản, tài liệu điện tử để không chỉ phục vụ giải quyết công việc hiện tại mà còn phục vụ nghiên cứu lịch sử trong quá khứ.
Từ những thuận lợi, thử thách trên, vấn đề đặt ra trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay là phải tận dụng tối đa những thuận lợi, đồng thời khắc phục triệt để những thử thách từ sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Để làm được điều đó, theo tôi cần triển khai các giải pháp dưới đây.
Trước hết, cần phải khẳng định rằng hiện nay và thời gian tới, sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư là xu thế tất yếu. Vì vậy, chúng ta cần nhận thức rõ ràng, sâu sắc hơn về vai trò, tác động của cuộc cách mạng này cả về mặt thuận lợi và thử thách đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ để từ đó, xác định các giải pháp đồng bộ, thiết thực đối với công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ hai, phải nghiên cứu làm rõ tính chất đặc thù của văn bản điện tử- đối tượng mới của công tác văn thư; nghiên cứu xác định các tiêu chuẩn, quy chuẩn trên cả hai phương diện tác nghiệp và công nghệ nhằm quản lý tốt văn bản điện tử kể từ khi hình thành đến khi được lựa chọn đưa vào Lưu trữ, bảo đảm được sự an toàn, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập.
Thứ ba, cơ quan có thẩm quyền cần ban hành văn bản để quy định về quản lý văn bản, tài liệu điện tử, trong đó quy định rõ cả về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử; loại hình văn bản chỉ gửi bản điện tử, loại hình văn bản chỉ gửi bản giấy; loại hình văn bản gửi song song cả bản điện tử và bản giấy; yêu cầu về chức năng, tính năng kỹ thuật của phần mềm quản lý văn bản điện tử, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử…
Thứ tư, các cơ quan, tổ chức cần phải đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kĩ thuật để đáp ứng việc quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử. Cụ thể là:
- Mua sắm máy móc, phương tiện: máy chủ, máy vi tính, máy scan…
- Xây dựng hoặc mua và triển khai các phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ; phần mềm phải đáp ứng các yêu cầu quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử, cụ thể là:
+ Đáp ứng việc đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến;
+ Đáp ứng việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong môi trường mạng;
+ Đảm bảo tiêu chuẩn thông tin trong quản lý văn bản, tài liệu điện tử;
+ Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu điện tử;
+ Bảo đảm dễ sao lưu dữ liệu sang phần mềm khác để tránh bị lỗi thời so với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ.
Thứ năm, các cơ quan, tổ chức phải quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức để thực hiện thành thạo việc soạn thảo, nhận, gửi, xử lý văn bản, tài liệu điện tử và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong môi trường mạng.
Tác giả bài viết: Nguyễn Văn Phong
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn